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Neue Benutzer können angelegt werden. Vorgängig müssen aber Firma/Mandant und Gruppen definiert werden.
Folgende Daten müssen/können pro Benutzer definiert werden:
Benutzername
Jeder Benutzer muss einen eindeutigen Benutzernamen haben. Es wird empfohlen, unbedingt den Firmen-Präfix vor einen Namen zu setzen (Beispiel: mst_muec).
Passwort
Das Passwort für den Benutzer muss hier definiert werden. Das Passwort muss mindestens aus 12 Zeichen, einer Zahl, einem Sonderzeichen und aus einem Gross- sowie Kleinbuchstaben bestehen. Andere Passwörter werden zurückgewiesen. Des Weiteren sind die allgemeinen Nutzungsbedingungen zu berücksichtigen, wonach z.B. persönliche Daten nicht im Passwort enthalten sein dürfen (z.B. Postleitzahl, Geburtsdatum u.w.).
Passwort-Wiederholung
Das Passwort muss zur Verifikation doppelt eingegeben werden.
Passwort-Änderung erzwingen
Beim Erstellen eines neuen Benutzers sollte diese Option aktiviert werden. Damit muss der Benutzer bei seinem ersten Login ein neues Passwort selber definieren.
Achtung: Die Passwörter sind auf dem Portal NICHT hinterlegt (nur verschlüsselt und "versalzen"). Daher kann ein Passwort nie ausfindig gemacht werden, sondern nur neu eingegeben werden.
Selbstbearbeitung erlauben
Der standardmässig aktivierte Schalter erlaubt es, den Benutzer so zu konfigurieren, dass er seine Daten (z.B. Passwörter) nicht selber mutieren kann. Diese Funktion kann z.B. zum Einrichten eines Demo-Users genutzt werden, der nur Einsehen, aber nichts mutieren darf.
Angemeldet bleiben
Der Benutzer wird nicht automatisch abgemeldet. Diese Option soll nur in Spezialfällen genutzt werden (z.B. ein Service-Dienst, bei dem 24 Stunden pro Tag jemand vor dem Monitor sitzt).
Vorname
In diesem Feld wird der Vorname des Benutzers definiert (oder mehrere Vornamen).
Name
In diesem Feld wird der Nachname des Benutzers definiert.
Diese E-Mail-Adresse wird verwendet, wenn dem Benutzer Meldungen zugesandt werden sollen (Alarme, Tickets usw.).
Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein (Passwort vergessen). Benötigt ein Administrator mehrere Benutzer kann die E-Mail-Adresse mit Extensions erweitert werden, damit wird aus support@mst.ch dann support+1@mst.ch. Klären Sie mit Ihrem E-Mail-Provider, ob dieser Extensions unterstützt, ansonsten werden für weitere Benutzer entsprechend zusätzliche Mail-Accounts benötigt.
Das Sonderzeichen "&" ist in der E-Mail Adresse nicht zulässig und kann vom Portal nicht verarbeitet werden.
Sprache
Hier kann die Standard-Sprache des Benutzers definiert werden.
Avatar
Dieses Feld erlaubt das Hochladen eines Bildes des Benutzers. Das Bild wird in diversen benutzerrelevanten Darstellungen angezeigt.
Firma
In diesem Feld muss die Firma definiert werden, zu der ein Benutzer gehört.
Vorgesetzter
Wird genutzt, um die Eskalation bei Tickets ausführen zu können.
Ist Aktiv
Ein Benutzer kann auf "inaktiv" geschaltet werden. Dass heisst, dass er sich nicht mehr anmelden kann. Der Benutzer kann aber jederzeit wieder aktiviert werden.
Alternativ können Benutzer permanent gelöscht werden, dadurch ist aber die Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungen (Protokoll) nur noch teilweise nachvollziehbar.
Läuft ab
Falls ausgefüllt, kann der Benutzer sich, nach dem ausgewählten Datum, nicht mehr anmelden. (Der Benutzer wird entsprechend nach diesem Datum inaktiv gesetzt.)
Adresse
Hier kann eine Adresse des Benutzers definiert werden.
Aktiviere Ticket-Selbstbenachrichtigungen
Wenn der Benutzer ein Ticket bearbeiten, wird eine Benachrichtigung an jeden anderen Benutzer versendet der in diesem Ticket mitgewirkt hat, ausser dem Bearbeiter. Wenn diese Option aktiviert ist, wird auch eine E-Mail an den Bearbeiter gesandt.
Ticket Datumsformat
Definiert, in welchem Format die Daten in Tickets angezeigt werden. Möglich sind die Optionen
"In Worten" => Bei einem Ticket-Kommentar erscheint dann z.B. "Max Muster [mst_musm] schrieb vor 1 Jahr/e"
"DD.MM.YYYY hh:mm" => Bei einem Ticket-Kommentar erscheint dann z.B. "Max Muster [mst_musm] schrieb am 05.08.2024 15:11"
Dashboard
Wird ein Dashboard ausgewählt, wird der Benutzer beim Login direkt auf das Dashboard weiter geleitet.
Startseite
Wird eine Startseite definiert (und kein Dashboard), so wird der Benutzer nach dem Login direkt auf die Startseite weiter geleitet.
Benutzergruppen
Definiert die Rechte, die über die Gruppe(n) vererbt werden können. Jedem Nutzer muss mind. eine Gruppe zugeordnet werden.
Land
Erlaubt eine Auswahl des Landes.
SSL-öffentlicher Schlüssel
Es kann eine Datei mit einem gültigen öffentlichen SSL-Schlüssel hochgeladen werden. Damit ist der Benutzer in der Lage, sich mit dem dazugehörigen privaten Schlüssels anzumelden.
Dies wird genutzt, damit über eine Software auf das Portal zugegriffen werden kann (über API-Schnittstelle). Die Rechte der Schnittstelle können identisch konfiguriert werden, wie für einen Benutzer.
Mobilnummer für Benachrichtigungen
Diese Telefonnummer wird verwendet, um Alarmmeldungen per SMS zu versenden.
OAuth2 Google Konto-Verknüpfung
Falls der Benutzer ein Google-Konto hat, kann er sich auch über diesen Account anmelden. Es muss die E-Mail-Adresse eingetragen werden.
Benutzergruppen
Mit den Benutzergruppen wird definiert, welche Berechtigungen ein Benutzer haben soll. Die einzelnen Rechnet werden mittels einer OR-Verknüpfung miteinander verrechnet.
Die Datenfelder können durch EAV-Felder beliebig erweitert werden.
Berechtigungen können auch auf Benutzerebene verteilt werden. Es macht aber in der Praxis mehr Sinn, diese an Gruppen zu verteilen, da die Verwaltung damit wesentlich vereinfacht wird.