Periodische Berichte können von dem System automatisch erzeugt und über verschiedene Kommunikationskänale bereitgestellt werden. Aktuell können die periodischen Berichte per E-Mail anderen Prozess-Beteiligten periodisch übermittelt werden, auch wenn diese keinen Systemzugang haben (mittels externen Benutzern).

Jeder generierte Bericht wird vom System protokolliert und "fälschungssicher" mit der jeweiligen Historie abgespeichert. In dieser Form abgelegten Dokumente sind revisionssicher und könnten zum Beispiel bei einem Zertifizierungsprozess/GMP nach FDA-Vorschrift 21 CFR Part 11 Anwendung finden.

Eine Template-Datei wird mit dem Programm „Calc“ von LibreOffice layoutet und anschliessend in das System hochgeladen. Eine MS-Excel Datei kann für einfache auch verwendet werden - muss allerdings vorher in das ODS-Format konvertiert werden. Das System erkennt dabei alle befüllten „Zellen“ der Vorlagen-Datei. Diese Zellen können dann mit Informationen aus dem System intelligent verknüpft und automatisch befüllt werden. Darüber hinaus werden später bei der Systemausgabe alle im Template definierten Formeln erkannt und aktualisiert mit ausgegeben.

Hinsichtlich der Formatierung wird empfohlen folgende Fonts/Schriften zu verwenden:

• Andale Mono

• Arial Black

• Arial (Bold, Italic, Bold Italic)

• Comic Sans MS (Bold)

• Courier New (Bold, Italic, Bold Italic)

• Georgia (Bold, Italic, Bold Italic)

• Impact

• Times New Roman (Bold, Italic, Bold Italic)

• Trebuchet (Bold, Italic, Bold Italic)

• Verdana (Bold, Italic, Bold Italic)

• Webdings

Verwenden Sie ein Apple-OS, dann ist der Font <Arial> identisch mit dem Font <Helvetica>.

Versand per E-Mail

Da die periodischen Berichte als E-Mail versendet werden, gilt es zu beachten, dass generell bei E-Mails auf die maximal zulässige Dateigrösse geachetet werden muss.

Als maximale E-Mail-Grösse beim Versand ist die Grenze des EDL-Portals standardmässig bei 20 MB. Diese kann pro Portal festgelegt werden. Falls Sie dies ändern müssen, nehmen Sie bitte mit unserem Support Kontakt auf. Es gilt jedoch zu beachten, dass dies lediglich die Limitierung beim Versand darstellt. Die meisten E-Mail-Anbieter haben ihre Mailserver meist zwischen 10 MB und 25 MB begrenzt. Der Versand einer E-Mail wird durch die kleinste Limitierung aller für die Zustellung des E-Mails involvierten Mailserver begrenzt.

Wird die maximal erlaubte Dateigrösse beim Generieren und Versenden des periodischen Berichtes überschritten, wird anstelle des eigentlichen Berichts folgende Information per E-Mail an die Empfänger zugestellt:

Sehr geehrter Kunde

Beim Senden einer E-Mail für [Name des periodischen Berichts], wurde ein Fehler festgestellt.

Mit folgendem Link, kann die Datei manuell heruntergeladen werden.

https://xyz.edl.ch/pfad/zum/bericht

Freundliche Grüsse

Das EM-Team

Der Bericht kann unter dem angegebenen Link direkt vom EDL-Portal heruntergeladen werden.

Im Versandprotokoll wird die genaue Fehlermeldung aufgeführt.

Vorlage mit Makros

Makros in Excel oder OpenOffice/LibreOffice werden aus Sicherheitsgründen NICHT ausgeführt.

Anzeige des Erstellers

Der Ersteller des period. Berichts kann im Tooltipp in der Liste eingesehen werden:

Period. Bericht Tooltipp

Periodische Berichte kopieren

Periodische Berichte können kopiert werden, sobald der Benutzer über die Berechtigung "Anzeigen" und "Bearbeiten" verfügt. Der zu kopierende periodische Bericht wird 1:1 kopiert, mit Ausnahme einer Endung " - Kopiert" beim Namen des duplizierten periodischen Berichts.

Nutzung von Microsoft-Excel

Excel kann als Vorlageneditor für einfache Auswertungen genutzt werden. Das Problem ist, dass das Microsoft-Produkt seine eigenen im ODS-Format gespeicherten Dateien nicht richtig lesen kann. Microsoft hält sich nicht an internationale Vorgaben und Normen. Daher wird Excel NUR für einfache Vorlagen empfohlen (siehe auch Open Document Format von Excel) .

Bei Firmen ist es vielfach untersagt, beliebige Software zu installieren. LibreOffice kann in ein Verzeichnis oder USB-Stick kopiert werden und von da aus gestartet werden, ohne dass spezielle Rechte vorhanden sein müssen (siehe Portable Versionen/).

Empfehlung für das Editieren von Vorlagen: LibreOffice nutzen!

Da das Portal unter Linux läuft können keine Excel-Dateien direkt im Portal verarbeitet werden. Solange Microsoft keine Linux-Version von Excel zur Verfügung stellt, wird dies auch so bleiben. LibreOffice läuft auf verschiedensten Systemen, auch unter der Linux-Version, die im EDL-Portal eingesetzt wird. Daher ist mit LibreOffice als Vorlageneditor die Wahrscheinlichkeit von Problemen am geringsten.

Beispielberichte von MST:

Wir haben als Inspiration Beispielberichte aufgeschalten: support.mst.ch/edl/downloads/